Mevzuatlar

25-11-2025

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ YÖNETMELİĞİ

T.C.

DÜZCE İLİ

GÜMÜŞOVA BELEDİYE BAŞKANLIĞI

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve İlkeler

Amaç ve kapsam

MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı; Yazı İşleri Müdürlüğü ile müdürlük teşkilatının görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma esaslarına ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.

Dayanak

MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanunu ve diğer ilgili mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 3 - (1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında;

Alt birim: Müdürlüğün altında kurulan birimlerini,

Alt birim sorumlusu: Müdürlüğe bağlı bir birimin yöneticisini,

Başkan: Gümüşova Belediye Başkanını,

Başkanlık: Gümüşova Belediye Başkanlığını,

Belediye: Gümüşova Belediyesini,

Encümen: Gümüşova Belediye Encümenini,

Komisyon: Gümüşova Belediyesi İhtisas Komisyonlarını ve Denetim Komisyonunu,

Meclis: Gümüşova Belediye Meclisini,

Müdür: Yazı İşleri Müdürünü,

Müdürlük: Yazı İşleri Müdürlüğünü,

Personel: Yazı İşleri Müdürlüğünde görevli personeli,

Yönetmelik: Bu Yönetmeliği,

İfade eder.

İlkeler

MADDE 4 - (1) Müdürlüğün çalışmalarında;

Karar alma, uygulama ve eylemlerde saydamlık,

Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,

Hesap verebilirlik,

ç) Kurum içi yönetimde ve kenti ilgilendiren kararlarda katılımcılık,

Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,

Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,

Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik temel ilkelerini esas alır.

İKİNCİ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Müdürlüğün yapısı

MADDE 5- (1) Müdürlük görev, yetki ve sorumluluk alanına giren konulara göre ayrılmış alt birimlerden oluşur. Birimler, Müdürlüğün görev alanına giren meclis- encümen işleri ve kararlar birimi, idari işler birimi, özlük işleri, ile ihtiyaç duyulan diğer alt birimlerini içerecek şekilde yapılandırılır. Bu görevler ayrı ayrı veya birleştirilerek yürütülebilir.

(2) Müdürlükte kurulacak alt birimler arasındaki dağılımı müdür tarafından belirlenerek yazılı olarak görevlilerine bildirilir.

Yazı İşleri Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 6- (1) Müdürlük;

Meclis toplantılarının sekretarya görevinin yürütülmesi,

Başkan tarafından belirlenen meclis gündeminin ilgili mevzuat hükümlerine göre meclis üyelerine, halka ve diğer paydaşlara duyurulması,

Meclisin faaliyetlerinin düzenli yürütülmesi için gerekli hazırlık çalışmalarının yapılması; meclis üyelerinin toplantılara gelip gelmediklerinin Meclis Başkanlığınca kontrolünü sağlamak amacıyla hazirun cetvelinin hazırlaması,

ç) Meclis ihtisas komisyonlarının çalışmalarında görev yapmak üzere yeterince raportör görevlendirilmesi,

Meclis zabıtlarının çözülmesi, karar ve raporların yazılması, tutanakların aslına uygun olarak düzenlenmesi, imza işlemlerinin tamamlatılması, alınan tüm kararlar için mevzuatta öngörülen süreler içinde gerekli işlemlerin yapılmasının sağlanması,

Meclis çalışmaları ve müzekkerelerini dosyalar halinde ve sayısal ortamda arşivlenmesi,

Belediye meclis üyelerince sorulan yazılı ve sözlü soru önergelerinin ilgili birimlerce cevaplandırılmasının sağlanarak soru sahiplerine ulaştırılması,

Encümenin sekretarya görevinin yürütülmesi,

ğ) Belediye bünyesinde, memur ve sözleşmeli olarak istihdam edilecek personelin işe giriş ve ayrılış işlemlerinin yapılması,

h) Memurların adaylık sürecinde yetiştirilmesi ve asalet tasdiklerinin yapılması,

ı) Memur ve işçi disiplin kurullarının oluşturulması ve disiplin işlemlerini yürütülmesi, yasa ve yönetmeliklerce verilmiş görevler doğrultusunda diğer gerekli kurulların oluşturulması,

i) Memur, sözleşmeli ve personelin emeklilik işlemine kadar değişen bütün özlük sürecinin yürütülmesi ve özlük dosyalarının düzenli bir şekilde muhafaza edilmesi,

j) Çalışanların izin, rapor veya ücretsiz izin taleplerinin değerlendirilmesi, takibi, gerekli yazışmaların yapılarak sonuçlandırılması,

k) Hizmet içi eğitim programlarının planlanması ve eğitim planının hazırlanması; bu doğrultuda personelin eğitim ihtiyacının belirlenerek gerekli eğitimlerin alınmasının sağlanması,

l) Mesai saatlerinin takibi ve raporlanması,

Mal bildirimleri ve benzeri raporların kontrol edilerek saklanması,

n) Gizlilik ve belgelerin yasayla saklanması gereken süreler göz önüne alınarak ilgili yasal     düzenlemelere uygun olarak arşivlenmesi,

o) Toplu sözleşme ile işçilere verilmiş hakların kullanımında çıkan problemlerin çözümlenmesinin sağlanması,

ö) Kurum faaliyet raporunun hazırlanması,

            p) Evlendirme ve nikah işlerini ilgili mevzuat çerçevesi içinde yapılması,

r) Yapılan evlilik akitlerinin ilgili Nüfus Müdürlüğüne bildirilmesi,

            s) Evlendirme servisinde yapılan nikah akitlerinin kayıt ve belgelerinin mevzuata uygun olarak tutulması, arşivlenmesi ve muhafaza edilmesi,

ş) Günlük olarak Belediyeye posta yoluyla veya resmi kurumlardan, elden gelen ve vatandaşların belediyeye sunmak üzere getirdikleri dilekçe ve evrakların ilgili makam ve müdürlüklere dağıtımının sağlanması,

           t) Belediyeye gelen posta çekleri, iade edilen iadeli taahhütlü zarfların ilgili makam ve müdürlüklere akışının sağlanması,

u) Belediyenin birimlerinden resmi kurum ve kuruluşlara gönderilecek olan yazı ve evrakların posta yoluyla gönderilmesinin sağlanması,

ü) Devlet veri tabanı için birimlerin kurumsal kodlarının hazırlanması ve sisteme girişinin yapılması,

v) Yetki, görev ve sorumluluk alanına giren diğer işler ile Başkan tarafından verilecek diğer görevlerin yapılmasına,

İlişkin görev, yetki ve sorumlulukları ile ilgili mevzuat ve Belediyenin amaç ve hedefleri doğrultusunda verilen diğer görevlerin yürütülmesinden sorumludur.

Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 7- (1) Müdür; görev ve hizmetlerinden ötürü bağlı olduğu amire karşı sorumlu olup, bu Yönetmelikte belirtilen müdürlük hizmetlerinin Belediyenin vizyon, misyon ve ilgili mevzuata uygun olarak etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktan sorumludur. Bu kapsamda;

Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili mevzuatı “yargı kararlarını” ve yayınların takip edilmesi ve gelişme ve değişikliklerden personelinin bilgilendirilmesi ve eğitilmesi,

Müdürlüğün görev, yetki ve sorumluluk alanına giren bütün işlerin sevk ve idaresi ile gerekli denetimlerin yapılması,

Personelinin doğum, evlenme gibi özlük haklarının takip edilerek ilgili birime bildirilmesi,

            ç) Müdürlüğün çalışma ve stratejik planları, faaliyet raporları, performans değerlendirmesine esas olacak rapor ve istatistiklerin oluşturulması; süreç analizleri, uygulamaya ilişkin değerlendirme ve sonuçların hazırlanarak uygulanmasının sağlanması,

Müdürlüğün genel iş yürütümü konularında ilgili ve yetkili mercilere müdürlük görüşünün hazırlanması,

Müdürlüğün bütçe taslağının hazırlanması,

Alt birimler arasında görev dağılımının yapılması, gerekli koordinasyonun sağlanması ve verilen işlerin takip edilmesi,

Sorumluluk alanına giren diğer işler ile üst makamlarca verilen diğer görevlerin yürütülmesinden sorumludur.

Alt birim görevlilerinin görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 8- (1) Birimdeki işleri yürütmek üzere Müdür tarafından yeter sayıda alt birim görevlileri görevlendirilir. Alt birim görevlileri görev ve yetkilerini sürdürürken alt birim sorumlusuna karşı sorumludurlar.

Meclis İşleri ve Kararlar Birimi

MADDE 9- (1) Meclis İşleri Birimi; aşağıda yazılı iş ve işlemlerin yapılmasında görevli, yetkili ve sorumludur:

Başkanlığın havalesi ile birimlerden gelen teklifler çerçevesinde meclis gündeminin hazırlanması,

Meclis toplantı gündeminin meclis üyelerine en az 3 gün önceden imza karşılığı teslim edilmesi ayrıca posta, faks, toplu mesaj ve telefon araçları ile üyelere bilgi verilmesi,

Meclis toplantı yer ve saati ile gündemi bitiren Başkanlık duyuru ve çağrısının Belediye web sayfasında yayınlanması ile kamuoyunun bilgilendirilmesini sağlanması,

ç) Meclis gündem akışı ile ilgili hazırlıkların yapılması,

Meclis görüşme zaptı ve kayıtlarının tutulması, yazılı ve elektronik ortamda saklanması,

Belediye Meclis kararlarının ve tutanak özetlerinin yazılması, divan başkanı ve katip üyelere imzalattırılması ve dosyalarında saklanarak incelemeye hazır bulundurulması,

Meclis üyelerinin, meclis toplantılarına devamlılıklarını belirlemek üzere devam çizelgelerinin tutulması ve saklanması,

Belediye Başkanının yeniden görüşülmek üzere meclise iade etmediği kararları yürürlüğe girmesi için süresi içerisinde Kaymakamlık Makamına gönderilmesi,

ğ) Kararların bir suretinin kendi bünyesinde arşivlenmesi ve ilgili müdürlüklere zimmetle gönderilmesi,

İhtisas komisyonlarına havale edilen konulara ait üst yazısının hazırlanarak, Belediye Başkanına imzalatılmak suretiyle ilgili komisyona sevkinin yapılması, yasal süresi içinde cevap verilmesinin sağlanması, bir sonraki meclis toplantısında konunun görüşülmesi için gündeme alınması,

ı) Belediye meclis üyelerine, meclis toplantısı ve İhtisas Komisyonu toplantılarına katıldıkları her gün için ödenecek olan huzur hakkı puantajının tutulması ve gereği için ilgili Müdürlüklere gönderilmesi,

Meclis üyelerine ait mal beyanlarının, kanunda öngörülen sürelerde alınmasının temin edilmesi, belgelerin gizlilik içinde muhafazasının sağlanması,

j) Meclis gündemlerinin saklanması,

k) Meclise ait dosya, karar, tutanak ve defter gibi evrakların mahkemeler ile bilirkişilere müdürün yazılı emri ile verilmesi; evrakın uzun süre kullanılması gerektiğinde örnek çıkartılarak aslına uygun onayı ile dosyasında saklanması, talep halinde aslı gibidir onayı yapılarak ilgili kişi ve kurumlara verilmesi,

l) Görev alanına giren diğer işler ile Müdür tarafından verilecek benzer görevlerin yapılmasından,

Sorumludur.

Encümen İşleri ve Kararlar Birimi

MADDE 10- (1) Encümen İşleri Birimi; aşağıda yazılı iş ve işlemlerin yapılmasında görevli, yetkili ve sorumludur:

Birimlerden yasa, tüzük ve yönetmeliklere uygun olarak Belediye Encümeninde görüşülüp karara bağlanmak üzere Belediye Başkanlığından havalesi yapılmış konuların gündem maddesi olarak hazırlanması Belediye Encümenine sunulması,

Encümene gönderilecek yazılarda silinti, kazıntı olmamasına, çıkıntı düzeltme ve çizinti varsa üzerlerinin mühürlenmiş ve imzalanmış olmasının sağlanması,

Encümen gündeminin çoğaltılarak üyelere dağıtılmasının sağlanması,

ç) Belediye encümeninin almış olduğu kararların yazılması, encümen üyeleri tarafından imzalanmasının sağlanması,

Kararların imzalı asılları ile karara esas eklerinin birer suretinin kendi bünyesinde arşivlenmesi,

Alınan kararların yeteri kadar çoğaltılarak, “aslının aynıdır” ibaresi ile imzalanarak ilgili müdürlüklere zimmetle gönderilmesi,

Encümen karar özet defterinin düzenli bir şekilde tutulması, defterdeki imzaların tam olmasının sağlanması,

Encümen toplantılarına katılmayan üyeler için karar defterindeki ilgili yere (katılmadı) veya (izinli) ifadelerinin yazılmasının sağlanması,

ğ) Encümen toplantısına katılan encümen başkanı ve üyelerine ödenecek olan huzur hakkı için puantaj düzenleyerek, gereği için ilgili müdürlüğe gönderilmesi,

2886 Sayılı Kanun kapsamında ihale komisyonu sıfatıyla encümenin iş ve işlemlerinin yürütülmesinin sağlanması, evrak akışının düzenlenmesinden sorumludur.

İdari İşler Birimi

MADDE 11- (1) İdari ve Mali İşler Birimi; aşağıda yazılı iş ve işlemlerin yapılmasında görevli yetkili ve sorumludur:

Birimin tüm yazışmaları, gelen-giden ve zimmetli evrak kayıt ve dağıtımının yapılması, dosyalama düzeni ve büro arşivinin oluşturulması,

Birimin iş ve işlemlerinin bilgisayar ortamına aktarılması ve saklanmasının sağlanması,

Her türlü genelge, tebliğ, yönetmelik ve başkanlık emirlerini ilgili personele duyurulması,

ç) Personelin her türlü özlük işlerinin tam ve zamanında yapılmasının sağlanması,

Müdürlüğün gider bütçe taslağını, stratejik plan, çalışma planları ve faaliyet raporlarının hazırlanması; bilgisayar veri tabanı oluşturulması, istatistiklerin hazırlanması ve müdürlük faaliyetlerine ilişkin ihtiyaç duyulan her türlü raporlamanın yapılması,

Müdürlüğün bütçe giderlerine ilişkin her türlü mali iş ve işlemlerinin ilgili mevzuata göre yürütülmesi,

Belediye Meclisi, encümeni ve ihtisas komisyonları için gerekli her türlü malzeme ve kırtasiyenin zamanında hazırlanmasının sağlanması,

Görev alanına giren diğer işler ile Müdür tarafından verilecek benzer görevlerin yapılmasından,

(2) Genel Evrak ve Dağıtım Birimi; aşağıda yazılı iş ve işlemlerin yapılmasında görevli yetkili ve sorumludur;

a) Her gün belediyeye vatandaşlardan veya normal posta, APS, adli tebligat, özel kargo şirketleri yolu vb. yollarla gelen veya resmi kurumlardan zimmet karşılığı elden teslim alınan dilekçe ve evrakların tasnifinin yapılması, ilgili dosyalarına düzenli olarak konulması ve EBYS Sistemine, kayıt numarası verilmek suretiyle kayıtlarının yapılarak, evrak içeriğine göre ilgili makam ve müdürlüklere imza karşılığı teslim edilmesi,

Çeşitli kurumlardan gelen, üzerinde “gizli” ibaresi bulunan evrakların gizli Gelen Evrak Kayıt Defterine kayıt numarası verilmek suretiyle kaydedip ilgili makam ve müdürlüklere imza karşılığı teslim edilmesi,

Belediyeye ait elektrik, su, doğalgaz, telefon, cep telefonu, internet aboneliklerine ilişkin fatura ve mahsuplarının ilgili birimlere verilmesi,

ç) Üzerinde belediyeye hitaplı ancak evrak niteliği taşımayan posta çekleri, iade edilen iadeli taahhütlü zarflar vb. ilgili birimlere verilmesi,

Belediye birimlerinden gelen ve belediyenin dış birimlerine gidecek olan evrakların imza karşılığı teslim alınması, Zimmet Defterine kaydını yapılarak ilgili birim evrakçılarına imza karşılığı tesliminin sağlanması,

Görev alanına giren diğer işler ile Müdür tarafından verilecek benzer görevlerin yapılmasından,

Sorumludur.

(3) İlan Birimi; aşağıda yazılı iş ve işlemlerin yapılmasında görevli yetkili ve sorumludur:

Kamuoyuna yapılacak ilan ve duyuruları ilan panosu veya anons sistemi aracılığıyla yaptırılması,

İlan panosuna asılarak yapılan duyurularla ilgili asma kaldırma tutanaklarını düzenlenmesi, ilgililere tebliğ edilmesi,

Anons sistemi ile yapılacak ilanların düzgün ve sade bir ifade ile düzenli aralıklarla tekrar edilerek ilan ettirilmesi,

ç) Duyuru ve her türlü ilanla ilgili arşiv tutulması, bunlarla ilgili evrakın muhafazasının sağlanması,

(4) Evlendirme Birimi; aşağıda yazılı iş ve işlemlerin yapılmasında görevli yetkili ve sorumludur:

Resmi nikah başvurularının alınması, nikah işlemi için gerekli olan evrakın teminini sağlar,

Başvurular hakkında yürürlükteki mevzuatın öngördüğü incelemelerin yapılması,

İnceleme sonucunda evrakları tamam olan ve evlenmelerine yasal engel bulunmayan başvuru sahiplerine nikah günü verilmesi, Belediye Başkanı tarafından verilen yetkiye dayanarak nikah akdini yapılması,

ç) Yapılan akitleri Nüfus Müdürlüğüne bildirilmesi,

Yapılan nikah akitlerinin kayıt ve belgelerinin mevzuata uygun olarak tutulması, arşivlenmesi ve muhafaza edilmesi,

Yürürlükteki mevzuatın ön gördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesi.

Raportörlerin görev yetki ve sorumlulukları

MADDE 12- (1) Belediye meclisinin sekretarya hizmetlerinin yürütülmesi ve Meclisin Kararlarının yazılması ve raporlanabilmesi amacıyla yeterli sayıda raportör görevlendirilir. Raportörler; aşağıda yazılı iş ve işlemlerden sorumludurlar;

Meclis ve İhtisas Komisyon Başkanlarının toplantı çağrısının ilgili üyelere duyurulması,

Meclis ve encümene havale edilen yazıların toplantı gününde gündeme alınması,

Meclis ve encümenden çıkan kararların zamanında yazdırılması,

ç) Kararların açık, aslına uygun ve yoruma yer bırakmayacak şekilde yazılmasından,

Yanlış veya eksik yazılan kararların düzeltilmesi için gerekli çalışmaların yapılması.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Evrak kayıt sistemi ve yazışmalar

MADDE 13- (1) Müdürlüğe gelen ve giden her evrak bekletilmeksizin, tarih ve sayılarına göre kayda alınan ve kaydı yapılan evrak yetkili tarafından ilgilisine havale edilir. Müdürlük personeli yapılması gerekli işlerin zamanında ve noksansız yapılmasından sorumludur.

Yazışmalar sınıflandırılarak standart dosya planına göre dosyalanır ve arşiv sistemine göre korunur.

Yazışmaların, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğe uygun olması sağlanır.

Belediye birimleri arasındaki yazışmalar müdürün imzası ile yürütülür. Belediye dışı yazışmalar Başkan ya da görevlendireceği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

Tereddütlerin giderilmesi

MADDE 14- (1) Bu Yönetmelikteki hükümlerin uygulanmasında ortaya çıkacak tereddütlerin giderilmesinden Müdür yetkilidir.

Hüküm bulunmayan haller

MADDE 15- (1) Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde genel hükümler ve

üst yöneticinin talimatları uygulanır.

Yürürlük

MADDE 16- (1) Bu Yönetmelik, Belediye Meclisinde kabul edilip kararın resmileşmesinden sonra Belediyenin internet sayfasında yayımlanmasıyla yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 17- (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Başkan yürütür.